אירועים הם דרך מצוינת לבנות מערכות יחסים עם לקוחות ולקוחות פוטנציאליים. הם גם מספקים את ההזדמנות לשתף את הסיפור של החברה שלך ולגרום לחברה שלך לבלוט מהמתחרים. על מנת להפיק אירוע צריך לתכנן אותו מראש. כדאי להתחיל בהגדרת מטרת האירוע, מי ישתתף, ועם מה תרצו שהוא יתרחק. ברגע שיש לך את התשובות האלה, קל יותר להחליט על מיקום האירוע, כמה אנשים ישתתפו, איזה סוג של אוכל או שתייה יש להגיש באירוע או אם יהיו מתנות.
כיצד להפיק אירוע
כנס, יום עיון, סדנה, פאנל או כל אירוע פרטי אחר יכולים להיחשב כאירוע. אירוע הוא כל סוג של התכנסות שתוכננה מראש ומאורגנת להתקיים במקום ובשעה מסוימת. כיצד להפיק אירוע ומהם כמה מהכלים שעשויים לשמש במהלך תהליך זה:
- הגדרת תקציב
- מציאת מקומות
- קבלת ספונסרים
- פרסום האירוע שלך
להלן השלבים הכרוכים בהפקת אירוע:
- זיהוי מטרת האירוע
- תכנון המקום
- תכנון קייטרינג ולוגיסטיקה
- העסקת צוותים ליום האירוע
- הכנת חומרים שיווקיים לקידום
השלב הראשון הוא להגדיר את מטרות האירוע. זה יעזור לך לקבוע מה אתה צריך לעשות כדי להצליח. אתה צריך להחליט מה המטרות שלך ומה אתה רוצה שהקהל שלך ייקחו מהאירוע. השלב הבא הוא להבין כמה זמן וכסף אתה יכול להרשות לעצמך להשקיע בארגון האירוע. כשאתה מחליט על תקציב, חשוב על כמה הכנסות או גיוס כספים אתה רוצה שהאירוע יפיק, כמו גם כמה אנשים ישתתפו. כדאי גם לחשוב אם יש או לא תאריכים ספציפיים שעובדים הכי טוב עבור חברי הקהל שלך ואם יש מיקומים ספציפיים שיהיו טובים יותר לעריכת האירוע שלך מאשר אחרים. לבסוף, גלה מי ידבר באירוע, איזה סוג של דוברים הם צריכים להיות ומתי הם צריכים לדבר במהלך סדר היום של היום. הדבר החשוב ביותר הוא לוודא שיש לך מטרה ברורה בראש. מטרת האירוע תקבע איזה סוג אירוע זה יהיה וכיצד תפעלו להפקתו.
דברים שצריכים להיעשות לפני האירוע
יש הרבה דברים שצריך לטפל בהם לפני, במהלך ואחרי האירוע. הנה כמה נקודות שכדאי לזכור:
- יש להזמין את המקום זמן רב מראש. אתה יכול גם לשאול את המקום אם יש להם המלצות על מקומות אחרים בקרבת מקום או שהם מציעים עסקת חבילה עם קייטרינג, משקאות וכו'.
- וודא שיש לך את כל הציוד הדרוש כמו מיקרופונים, מקרנים, מצלמות וכדומה. אם לא אז שכרו אותם מחברה שמתמחה בהשכרת ציוד לאירועים כמו זה.
- אתה צריך לסדר דוברים או דוברים אורחים לפחות 3 חודשים לפני תאריך האירוע כדי שיהיה מספיק זמן לקמפיינים של קידום ושיווק גם עליהם.
- תחליט על שלך
לסיכום, אירוע טוב הוא כזה שעונה על הצרכים של המשתתפים בו ונותן להם ערך. זה מפגש מוחות, מפגש של אנשים עם תחומי עניין דומים. תכנון האירוע הוא תהליך שמתחיל במטרות האירוע, ולאחריו הערכה של אתר האירוע והמשאבים הזמינים, פיתוח סדר יום ליום ובחירת דוברים או בדרנים המתאימים לאירוע. על מתכנני האירועים גם לתאם עם נותני החסות כדי להשיג את המימון הדרוש לאירועים שלהם. כמו כן, עליהם להיות מודעים לכל הדרישות המשפטיות על מנת להבטיח שהם אינם מפרים חוקים או תקנות כלשהן, למידע נוסף היכנסו לאתר שלנו >> https://www.mlaofek.co.il/
